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TBcrm : Logiciel certifié!

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PCI vous informe que sa solution logicielle de gestion (TBcrm) est désormais conforme à la nouvelle réglementation.

À compter du 1er janvier 2018, les entreprises redevables de la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse doivent obligatoirement utiliser un logiciel ou un système répondant à des critères de conformité. Sont concernés par cette obligation tous les assujettis à la TVA, même ceux exonérés ou bénéficiant de la franchise en base.

Cette disposition est intégrée dans la loi de fiance 2018.

Pour être conformes, les logiciels ou systèmes doivent prévoir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction participant à la formation du résultat.

Le respect des conditions énoncées ci-dessus peut être établi soit par la représentation d’un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse.

La représentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

À compter du 1er janvier 2018, les agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat établissant le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

L’entreprise qui ne pourra pas justifier de la conformité des logiciels ou système utilisés sera passible d’une amende de 7 500 €.

Une certaines souplesse devrait néanmoins être appliquée dans les premiers mois et les contrôles porteront prioritairement sur les logiciels de caisse.

 

Petites précisions juridiques supplémentaires qui relèvent de la même logique :

Le nécessaire recouvrement des factures émises : Vous ne pouvez les solder sans avoir au préalable effectué un minimum de relances. L’administration fiscale n’admet pas que vous établissiez des factures et que vous ne vous souciez pas assez d’obtenir leurs règlements. Le risque est de vous voir condamner à payer la TVA sur ces factures que vous n’aurez pas encaissées.

Si vous décidez de faire un avoir (facture d’avoir), là aussi vous devez le justifier en notant les raisons qui vous ont poussées à le faire.

La gestion des clients douteux : Une facture pour laquelle vous savez pertinemment que vous ne serez pas payé ne peut être passée en pertes et profit l’année de l’exercice en cours et l’année suivante. Elle sera transférée en comptabilité avec la mention « à régler » et c’est la comptabilité qui qualifiera le compte « client de douteux », et, à l’issue de la période de 2 ans maximum en « créances irrécouvrables ». Ce sont des OD de fin d’exercice purement comptables.

Créer une facture n’est pas un acte anodin !

PCI au travers de son logiciel de CRM respecte d’ores et déjà toutes ces obligations.

Tracfin est aussi une obligation règlementaire gérée par notre logiciel.

Contactez-nous si vous voulez une démo !

Par |mars 5th, 2018|Juridique, MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur TBcrm : Logiciel certifié!

Les relances « factures et Tracfin » automatiques

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Afin de vous offrir la possibilité de gagner encore du temps, nous avons conçu un module de relances des factures et de Tracfin automatiques. Ce module se déploie rapidement sur simple demande votre part et il nécessite un paramétrage particulier. Il a été conçu avec la participation du Centre d’Affaires EUROBUROS à Marseille (Thierry Vecchione).

Vous trouverez ci-dessous les étapes de la mise en œuvre :

Paramètres / Gestion des sites

Ce module vous permet de désigner l’utilisateur de l’application qui sera l’expéditeur des relances automatiques par mail.
Vous précisez aussi à quelle fréquence les relances sont réalisées.

gestion_des_sites

 

Pour les factures la première relance est effectuée, selon la fréquence, à compter de la date d’échéance de la facture.

Pour Tracfin, la première relance est effectuée, selon la fréquence, à compter du dépassement de date de validité d’un et/ou plusieurs documents.
Les relances sont faites le matin à 7 H 00 et 2 listes (factures et Tracfin) sont envoyées par mail à l’expéditeur des relances avec les clients relancés et les anomalies d’envois éventuelles.

Outils / éditions / liste noire

Il s’agit de la liste des clients pour lesquels il y a du retard dans le règlement des factures et/ou une ou des absences ou des dépassements de dates pour Tracfin. Cette liste est MAJ en temps réel. Vous pouvez effectuer des recherches et/ou filtrer les données. Vous pouvez aussi les exporter en PDF ou au format Excel.

liste_noire

 

Fiche Tiers

Lorsqu’un client est concerné par une relance facture ou Tracfin, il fait parti de la liste noire, et un indicateur visuel apparaît sur sa fiche : un bouton rouge « liste des blocages ».
Il s’agit d’une indication pour prévenir l’utilisateur du logiciel qu’il y a un problème avec ce client. Vous pouvez réduire vos services avec ce client par exemple.

bouton_rouge

 

En cliquant sur ce bouton rouge « liste des blocages » vous atteignez la liste des relances (factures ou Tracfin) de ce tiers et vous pouvez ignorer certaines relances. Cela stoppera les relances sur la ou les lignes cochées « ignorer ».

liste_blocages

 

Au bout de 5 relances (uniquement pour les relances factures), le tiers passe automatiquement en statut contentieux et les relances automatiques sont stoppées.

contentieux_fiche_tiers

 

Cette case contentieux se coche donc automatiquement au bout de 5 relances. Vous pouvez aussi la cocher manuellement, ce qui stoppera les relances, même si les 5 relances automatiques n’ont pas été effectuées.

 

Ecran d’accueil

Vous pouvez afficher les clients en statut contentieux sur l’écran d’accueil et imprimer la liste.

ecran_accueil_contentieux

 

 

 

Outils / Mailing

Si vous travaillez avec un prestataire chargé de recouvrer vos factures impayées, vous pouvez rapidement lui fournir une liste des clients concernés avec toutes les informations nécessaires.

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Ce module est parfaitement intégré au logiciel puisqu’il s’appuie sur le journal des ventes et des relances et sur les contrôles Tracfin.

Cela signifie que vous pouvez continuer à faire vos relances manuellement : cela sera pris en compte lors de l’envoi des relances automatiques.

 

L’équipe PCI se tient à votre disposition pour aller plus loin dans la mise en place de ce module.

Par |juin 22nd, 2017|MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur Les relances « factures et Tracfin » automatiques

Gagner du temps avec un CRM performant

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Votre Centre d’affaires est équipé d’une solution de gestion étroite, hétérogène ou peut être « bricolée » ;  vous perdez du temps dans des tâches administratives répétitives;  vous peinez à sortir vos indicateurs de gestion et à suivre votre activité; vous n’arrivez pas à trouver de nouveaux clients. Vous voulez que ça change !

Editeur d’un « intégré métier » dédié 100% Centre d’affaires, nous proposons la solution du marché qui offre le meilleur ratio coûts/investissements/fonctionnalités :

  • Accessible en mode SAAS, pas d’investissements
  • Intégrée, gestion commerciale et  des affaires, pour une productivité maximum
  • Précise et puissante, elle répond de manière optimale à tous les besoins d’un Centre d’affaires et accélère votre gestion commerciale
  • Dotée d’un véritable décisionnel intégré, elle permet une vision en temps réel de l’activité
  • Personnalisable et intuitive, afin d’être autonome rapidement et obtenir l’adhésion de vos équipes
  • A des tarifs ajustés aux PME, sans suppléments pour l’assistance ou les mises à jour
  • Reliée à votre logiciel comptable elle évite les double saisies.
  • Associée à notre service d’assistance, toujours prêts à vous épauler au quotidien.

Pour être concrets et pragmatiques, nous avons évalué les gains de temps  sur les principales tâches à mener dans un Centre d’affaires.

 

crm performant

 

Gain de temps mensuel moyen pour un Centre d’affaires qui dispose de 100 à 150 contrats de domiciliation, de 10 à 20 bureaux en location et de 3 à 6 salles de réunion.

Non seulement vous mettez  5  fois moins de temps, mais en plus vous rendez votre image professionnelle, vous êtes serein, vous diminuez considérablement les prestations de votre comptable et vous pouvez vous consacrer au développement de votre activité.

Une demande de démonstration ?

L’équipe TBcrm.

Par |février 14th, 2017|MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur Gagner du temps avec un CRM performant

Nouveau Serveur, nouvelles sensations !

internetspeed

Comme vous le savez tous, notre application est proposé en mode SAAS. C’est à dire qu’elle est accessible de n’importe quel ordinateur connecté à internet et ne nécessite aucun investissement matériel ou logiciel. Cela signifie aussi que toutes les opérations et traitement sont effectués par le serveur et que le résultat de ces actions est affiché sur votre écran.

La puissance du serveur est donc essentielle.

Nous avons basculé sur un nouveau serveur le 8 octobre 2016 pour vous offrir plus de performances et une meilleure expérience utilisateur.
Bien qu’il s’agisse d’indications techniques, nous souhaitons les partager avec vous pour améliorer votre information et élargir votre vocabulaire technique professionnel.

AVANT APRES
Nombre de cœur 2 6
type de processeur XEON E 5540 XEON E5-1650 V2
fréquence du processeur 2,5 Ghz 3,5 Ghz
Mémoire vive 4 Go 64 Go
taille du disque 200 Go SATA 1 To SSD
Bande passante (download) 480 Mo/s 1 Go/s
Bande passante (upload) 170 Mo/s 1 Go/s

 

De plus le traitement des envois en masse de mails (factures, relances) a été optimisé pour vous faire gagner plus de temps et plus de fiabilité.

Nous espérons que ces améliorations vous permettront une utilisation plus confortable du logiciel et une meilleure productivité des équipes.

PS : Nous profitons de ce message pour vous indiquer qu’un projet de refonte de toutes les interfaces graphiques est en cours pour rendre l’application plus « user friendly ». Les nouveaux écrans seront implémentés au fur et à mesure.

A bientôt pour de nouvelles sensations!!

L’équipe technique de PCI

Par |octobre 11th, 2016|MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur Nouveau Serveur, nouvelles sensations !

MAJ TBCRM : Logiciel de gestion commerciale et CRM pour les centres d’affaires

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Le traitement des envois de messages par mail, et, la personnalisation des mails et des signatures ont été amélioré.
Les utilisateurs disposent désormais d’une interface de personnalisation plus compléte et plus intuitive selon le type de message à envoyer :

  • Standard : Envoi simple d’un mail à partir de la page d’accueil de la fiche client ou de la fiche contact.
  • Factures : Envois simples à partir de la facture ou en masse à partir du journal des ventes.
  • Devis : Envoi simple à partir du devis.
  • Relances : Envois simple ou en masse à partir du journal des ventes avec niveaux incrémentation automatique des niveaux de relances (5).
  • Appel entrant : Envoi simple du message avec fusion des caractéristiques du message (date, heure, utilisateurs qui a pris le message, destinataire du message.
  • Tracfin : Envoi simple du message avec fusion des documents manquants à partir du tableau de suivi de Tracfin dans l’application.

Cette nouvelle fonctionnalité est accessible pour chaque utilisateur sur simple demande à notre service support : support@pci33.fr

Les processus d’envois en masse par mail des factures et des relances a aussi été amélioré dans son traitement. Il ne s’interrompt plus si une adresse mail est invalide ou si le quotas de mails autorisé par votre fournisseur d’accès est dépassé. A l’issue de l’envoi une boite de dialogue liste les anomalies.
Les factures non envoyées voient leurs cases « éditée » vides et vous pouvez effectuer facilement un nouvel envoi.
Les relances non envoyées voient leurs statuts inchangés et là aussi vous pouvez effectuer un autre envoi.

Afin de mettre en œuvre précisément et simplement ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez vous référer au guide utilisateur

Par |janvier 27th, 2016|MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur MAJ TBCRM : Logiciel de gestion commerciale et CRM pour les centres d’affaires