Comme beaucoup d’entre vous le savent, les Centres de domiciliation ont des obligations à respecter en matière de communication avec l’administration fiscale.
Il s’agit principalement de listes d’entreprises (sièges sociaux) domiciliées dans votre centre d’affaires que vous devez faire parvenir à diverses échéances. Vous devez aussi informer le greffe du tribunal de commerce à chaque fois qu’un contrat est résilié.
Plus précisément les obligations sont les suivantes :
Le domiciliataire fournit, chaque trimestre, au service des entreprises compétent une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ces locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
Le domiciliataire informe le greffier du tribunal de commerce, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat ;
Ces 2 listes sont générées automatiquement par le logiciel TBCRM
Concernant les listes trimestrielles et annuelles, certains centres des impôts ou URSAFF exigent plus d’informations que d’autres. Nous mettons donc à disposition une troisième liste, plus exhaustive, qui se génère sous Excel, vous permettant ainsi de la personnaliser selon vos contraintes régionales.
À ces obligations il faut ajouter le contrôle des documents suivant (imposé par TRACFIN) :
– Une pièce d’identité en cours de validité : Carte d’identité (recto/verso), passeport…
– Un justificatif de domicile de moins de 3 mois du représentant légal (facture EDF, Facture de télécom, etc.)
– Une attestation de détention des documents comptables avec la date de présentation
– Une copie des statuts de la société
– Un Kbis pour les sociétés, une attestation SIREN pour les micro-entrepreneurs, une attestation de la préfecture pour les associations ou une attestation professionnelle selon l’activité exercée
Pour des sociétés en provenance de certains pays (GAFI), des vérifications supplémentaires sont nécessaires :
– Une confirmation d’identité par un organisme bancaire
– Un justificatif de paiement émanant d’une banque établie dans l’UE
L’ensemble de ces obligations sont gérées automatiquement avec notre logiciel TBCRM. Vous n’avez aucun fichier ou application tierce (Excel) à suivre.
De plus tous les documents sont scannés et enregistrés dans le logiciel. La centralisation de toutes ces obligations est complète et les documents sont accessibles en temps réels.
Vous disposez donc de tous les outils qui rendent un contrôle de l’administration complètement serein, vous évitant ainsi le risque de perte de votre agrément préfectoral à la suite d’un contrôle.
L’équipe de PCI se tient à votre disposition pour une démonstration en ligne.