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Juridique

RGPD : Quésaco?

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Le « growth hacking », souvent présenté comme le futur du marketing et la garantie d’un approvisionnement illimité de leads pour un coût modeste, n’aura finalement vécu que quelques années.

Exemple : vous avez un formulaire d’inscription à votre newsletter sur votre site. Au lieu d’attendre que l’utilisateur clique sur le bouton pour s’inscrire, vous allez sauver son mail au fur et à mesure qu’il le tape, à son insu. D’un côté vous avez récupéré un email et vos statistiques d’acquisition seront meilleures mais de l’autre, la personne n’a pas donné son accord et risque de mal réagir quand vous allez la spammer lui écrire.

Ce sont ces ambiguïtés que la loi souhaite combattre. Pour cela une directive Européenne a mis en place le RGPD (le nouveau règlement unifié européen sur la protection des données à caractère personnel) et sera applicable à partir du 25 mai 2017.

Le principe fondamental est « l’opt’in » : Il devient absolument impossible et interdit d’envoyer un email à un prospect, entreprise comme particulier, si ce dernier n’a pas explicitement donné son accord.

Plutôt qu’un long discours je vous propose l’infographie ci-dessous. Le sujet n’est pas à prendre à la légère, même si on connaît la fâcheuse habitude des chefs d’entreprises d’attendre d’être au pied du mur pour réagir aux évolutions juridiques et règlementaires…

Préparez-vous à recevoir des demandes très précises de vos clients, conseillés par des avocats avisés. C’est comme un jeu de quilles : si vous êtes situé quelque part dans la chaîne de valeur, tous vos clients en cours de mise en conformité vont vous tomber dessus. Rappelez-vous : une démarche RGPD implique la validation de tous les fournisseurs amenés à stocker des données personnelles.

Plutôt qu’un long discours, je vous propose l’infographie ci-dessous.

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Par |novembre 16th, 2017|Juridique|Commentaires fermés sur RGPD : Quésaco?

Locations d’espaces : Bail VS Contrat de prestations

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Vous louez des bureaux dans votre centre d’affaire et vous voulez pouvoir en disposer rapidement et sans contraintes au départ de votre client.
La loi prévoit plusieurs dispositifs de location plus ou moins contraignants…

L’objectif de cet article est de vous permettre de vous prémunir juridiquement et de donner une image professionnelle et rassurante à vos client par votre connaissance du sujet.

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Le bail 3/6/9 :
Le propriétaire peut louer son espace pour une durée de 9 ans minimum. Le bail peut être résilié par le locataire (preneur) tous les 3 ans avec un préavis de 3 mois.

La résiliation à l’initiative du bailleur :

  • Résiliation à l’issue du terme du contrat de bail : A expiration d’une période triennale, le bailleur a la faculté de donner congé en notifiant un refus de renouvellement à son locataire (préavis de 6 mois). Ce congé doit être notifié par acte extrajudiciaire. Il doit préciser, sous peine de nullité, les motifs du refus, et indiquer la possibilité faite au locataire de contester ou demander une indemnité d’éviction au tribunal dans un délai de 2 ans s’il remplit les conditions légales (cette indemnité peut ne pas être due pour motifs graves ou légitimes).
  • Résiliation postérieurement au terme du bail : Les règles sont les mêmes que pour la résiliation à l’initiative du preneur. Le bailleur devra délivrer un congé au moins 6 mois avant le dernier jour d’un trimestre civil, lorsque le bail a été tacitement reconduit (soit en l’absence de congé lors de l’échéance de la période triennale, soit en l’absence de renouvellement). Une indemnité d’éviction peut être versée.
  • Résiliation en cas de manquement du locataire à ses obligations : De la même façon que le locataire, le bailleur peut résilier le bail dans le cas où le locataire contreviendrait à ses obligations (le respect de la destination ou encore le paiement du loyer). Aussi, une clause résolutoire devra nécessairement avoir été prévue entre les parties. Cette clause n’agira qu’un mois après notification par le bailleur. Le preneur ne pourra prétendre à une indemnité d’éviction en cas de résiliation pour ce motif.

Dans tous les cas, et même si le bailleur se protège contre l’indemnité d’éviction, ce dernier ne pourra se prémunir d’une assignation pat le locataire indélicat et devra subir un allongement des délais pour relouer son bien.

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Le bail de bureau :
Le bail de bureau n’étant pas réglementé spécifiquement, c’est la liberté contractuelle qui prime.
Si rien n’est prévu, le bail d’une durée déterminée n’est pas résiliable avant terme, sauf accord des parties.
Si le bail est conclu pour une durée indéterminée sans clause de résiliation anticipée, il sera résiliable moyennant un préavis d’un mois.
Le siège de la matière se trouve aux articles suivants du code civil :

Art. 1736 : Sans préjudice de l’article 1758, le bail conclu pour une durée indéterminée est censé fait au mois. Il ne pourra y être mis fin que moyennant un congé d’un mois.
Art. 1737 : Le bail cesse de plein droit à l’expiration du terme fixé, lorsqu’il a été fait par écrit, sans qu’il soit nécessaire de donner congé.
Art. 1738 : Si à l’expiration du bail écrit conclu pour une durée déterminée, le preneur reste dans les lieux sans opposition du bailleur, le bail est reconduit aux mêmes conditions, y compris la durée.

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La sous-location : Dans le cadre d’un bail commercial, la sous-location des locaux est, en principe, interdite. Elle n’est admise que par dérogation si elle est autorisée par la bailleur principal (dans le bail initial ou par une autorisation expresse écrite) et que ce dernier concourt à l’acte. La mise en place de la sous-location est susceptible de faire naître un lien de droit direct entre le propriétaire et le sous-locataire. Dans ce cas les règles de l’indemnité d’éviction s’appliquent entre le sous-locataire et le propriétaire, à trois conditions : l’expiration du bail principal, la divisibilité matérielle ou juridique des locaux, l’agrément tacite ou exprès de la sous-location par le bailleur.

De plus, afin que le locataire principal puisse bénéficier du droit au renouvellement, la sous-location des locaux devra n’être que partielle.

Enfin le propriétaire peut augmenter le loyer si la somme du loyer et celle du loyer sous-loué est supérieure à celle du bail initial.

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Le bail précaire :
Un bail commercial précaire, ou « convention d’occupation précaire » est un bail dérogatoire aux baux commerciaux classiques. Sa durée est de 3 ans maximum (la durée de 2 ans est fréquente).

Un bailleur peut signer un ou plusieurs baux précaires avec le même locataire, à condition que la durée totale de ces baux n’excède pas 3 ans.

La loi n’impose aucun formalisme particulier. De plus les auto-entreprises et micro-entreprises peuvent aussi signer un bail précaire.

Le contrat de bail précaire doit faire référence à l’article L145-5 du code de commerce, qui permet de déroger au bail commercial classique. Un bail précaire ne peut pas être signé à la suite d’un bail commercial 3/6/9. Le contrat peut prévoir des modalités précises de résiliation du bail, ou l’impossibilité de résilier avant le terme. Si rien n’est prévu, le bail peut être résilié à tout moment par le propriétaire ou le locataire, par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de 3 mois. Si le bailleur ne respecte pas ce préavis, le bail se transforme en bail commercial.

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Le contrat de prestation de service :
Aussi appelé le contrat de mise à disposition de bureaux, il échappe au droit immobilier et au droit commercial sur les baux.

La mise à disposition des locaux peut être proposée soit directement par le propriétaire des lieux soit par le locataire. Pour ce dernier, elle doit être compatible avec le bail. Préalablement à cette mise à disposition, il est nécessaire de vérifier certains éléments.

Tout d’abord, la mise à disposition et l’activité du bénéficiaire doivent être conformes à la destination des locaux et aux normes en vigueur telle qu’elle est définie par les documents d’urbanisme. De même cette activité doit être compatible avec le règlement de copropriété si c’est le cas.

L’entreprise peut alors conclure avec le bénéficiaire un contrat de prestation de services qui se distingue de la sous-location, à condition que la mise à disposition des locaux soit réalisée dans le cadre de son activité stipulée au bail et qu’elle soit accompagnée de services effectifs.

Le choix du contrat permettant la mise à disposition temporaire d’un local commercial ou de bureaux doit être appréhendé avec attention par les parties.

Le contrat de prestation de services est très utilisé dans le cadre des centres d’affaires ou des espaces de Coworking en ce qu’il est parfaitement adapté à la mise à disposition de locaux pour de très courtes durées.

Parce qu’il n’est pas un bail, il permet aux parties d’éviter de voir leur relation contractuelle soumise aux dispositions relatives aux baux commerciaux, notamment à celles d’ordre public concernant la durée et le droit au renouvellement.

Dans ce contexte, la fourniture de prestations de services est l’objet principal du contrat mais elle est assortie d’un droit d’accès aux locaux au profit du bénéficiaire sans concession de la jouissance totale et exclusive du bien. Ces prestations de services diffèrent des charges de nature locative.

Ces services peuvent être multiples : mise à disposition de matériel informatique et de télécommunication, reprographie, salle de réunion, mise à disposition de personnels, ménage, domiciliation (activité soumise à agrément préfectoral) ou gestion du courrier.

De nouveaux services pourraient également émerger, permettant d’offrir aux utilisateurs des compétences qui leur sont indispensables (graphisme, marketing, ressources humaines…) et ce à moindre coût. La simple qualification de contrat de prestation de services ne suffit pas. Les services proposés doivent être réels et la mise à disposition doit effectivement être l’accessoire desdits services.

A défaut, le contrat sera requalifié en bail commercial.
A cet égard, un arrêt important vient d’être rendu par la Cour de cassation concernant des contrats dits de prestation de services réciproques conclus aux fins de mise à disposition de locaux commerciaux dans un magasin d’usine qui ont été requalifiés en bail commercial (Cass 3ème, 19 novembre 2015, n°14-13.882).

La mise à disposition temporaire de locaux inoccupés à usage de bureaux ou de commerce doit donc être envisagée avec prudence.
Ces nouveaux modes d’optimisation des patrimoines bouleversent les pratiques existantes ce qui laisse présager des évolutions législatives et jurisprudentielles en la matière.

Un prochain article traitera plus précisément le dépôt de garantie, la caution, l’avance sur prestations ou encore la prestation de continuité de service.

 

Par |novembre 7th, 2017|Juridique, Non classé|Commentaires fermés sur Locations d’espaces : Bail VS Contrat de prestations

Domiciliation dématérialisée : comment faciliter la relation commerciale et gagner des domiciliés

dématerialisation-domiciliésLes outils du numérique stimulent l’innovation et l’imagination de ces nouveaux créateurs de concepts. Le milieu du coworking n’en est pas moins épargné : un nouveau concept voit le jour.

 

La domiciliation dématérialisée, ça existe ?

Grâce au web et aux outils de gestion dont vous disposez, il est possible de mettre en place la dématérialisation de la domiciliation.

L’objectif est de dématérialiser la relation contractuelle pour accélérer la phase de signature et maîtriser l’ensemble des documents.
Si vous êtes équipés d’un CRM disposant des modules adaptés (gestion électronique des documents, emailing, appel entrant, évènements, SMS…), vous pouvez lancer le concept !

Un prospect arrive sur votre site Internet. Il remplit le formulaire (ou contrat) préalablement mis en ligne par vos soins. Le prospect vous le renvoie ensuite par e-mail ou courrier. Il devient alors officiellement client.

Par la suite, vous pourrez transmettre à votre domicilié son courrier par e-mail, le notifier d’un rendez-vous ou d’une visite par SMS, prendre ses appels et les lui transmettre par mail à la fin de la journée, …

Plus concrètement, après la signature du contrat :

  • Votre CRM créera une fiche client et contact
  • Vous pourrez intégrer tous les documents le concernant dans la base de connaissance (courriers à transmettre, contrats, …)
  • Vous pourrez automatiser le contrôle Tracfin (centre d’affaires)
  • Génération de contrat de domiciliation et enregistrement dans l’accès client

Sans avoir besoin d’agrandir vos locaux, vous pouvez augmenter votre nombre de clients. Concrètement, l’entrepreneur bénéficie d’un ensemble de services et fonctionnalités lui permettant de ne pas perdre de temps.

Il y a également la réception et la lecture du courrier instantanée. Dès l’arrivée du courrier et ce quel que soit l’endroit où se trouve l’entrepreneur, il en est notifié automatiquement via un système d’alerte et peut en prendre connaissance à tout instant.

Certains centres d’affaires ou espaces de coworking pratiquent la domiciliation dématérialisée et proposent des services allant de la création à l’accompagnement de la société en passant par le scan du courrier. Des services plus complets peuvent y être intégrés : il y a également la réception et la lecture du courrier instantanée.

Ce projet peut s’effectuer à moindre coût, il suffit de créer un formulaire sur votre site Internet.
Reliez ce formulaire à votre CRM et le tour est joué !

Par |avril 25th, 2017|Economie, Juridique|Commentaires fermés sur Domiciliation dématérialisée : comment faciliter la relation commerciale et gagner des domiciliés

Loi Travail : des changements dès Janvier 2017

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Accord d’entreprise, heures supplémentaires, congés familiaux… Une grande partie des mesures de la loi Travail portée  arrivent dans l’entreprise au 1er janvier 2017.

Qu’il s’agisse des congés payés, du temps de travail, du droit à la déconnexion ou du suivi médical, les entreprises vont devoir suivre le mouvement.

1. Les 35 heures modifiées par la loi Travail

La durée légale du travail reste fixée à 35 heures, mais un accord d’entreprise peut allonger la durée du travail de 44 à 46 heures sur un total de 12 semaines.

La majoration des heures supplémentaires peut aussi être soumise à un accord d’entreprise qui fixe un taux inférieur à celui défini dans l’accord de branche (dans la limite de 10% minimum).

Concernant les emplois où le port d’une tenue de travail est obligatoire, là encore un accord collectif peut prévoir le temps d’habillage et de déshabillage comme du temps de travail.

2. Des congés payés plus souples pour les employeurs

  • La période de référence du 1er juin au 31 mai de l’année suivante n’est plus obligatoire. Un accord d’entreprise peut définir la période sur l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
  • A compter du 1er janvier 2017, l’employeur peut autoriser son salarié à prendre ses congés payés dès son embauche (à condition d’avoir un solde de congés acquis suffisants, pendant son CDD par exemple).
  • Concernant le fractionnement des congés payés, il sera déterminé en priorité par l’accord d’entreprise. Sans accord, les 12 jours de congés payés seront obligatoirement pris entre le 1er mai et le 31 octobre.
  • L’employeur ne pourra pas s’opposer à la prise de 24 jours de congés à la suite par un salarié ayant à sa charge un enfant ou adulte handicapé (ou une personne âgée dépendante).
  • Certains congés exceptionnels ont leur durée allongée également à compter du 1er janvier 2017. A l’occasion du décès d’un enfant, le parent a désormais droit à 5 jours de congés spéciaux (contre 2 auparavant). Pour le décès d’un parent, beau-parent, frère ou soeur, la durée du congé spécial passe de 1 à 3 jours.
  • La loi Travail prévoit qu’au 1er janvier les salariés puissent être consultés par référendum pour approuver un accord d’entreprise. Un décret paru au journal officiel du 22 décembre détaille le protocole du référendum en entreprise (organisation matérielle, temps de travail, …). La demande de référendum doit être portée par les syndicats par écrit au plus tard le mois suivant la date de signature de l’accord.

3. Le compte personnel d’activité (CPA) mis en place

C’est l’une des mesures phares du quinquennat Hollande. Le CPA regroupe le compte personnel de formation, le compte de prévention de la pénibilité ainsi que le compte d’engagement citoyen.

Mais surtout, il est rattaché au salarié (demandeur d’emploi ou retraité). Conséquences: leurs droits les suivent tout au long de leur parcours professionnel.

4. Alimentation du compte personnel de formation (CPF)

Une majoration de l’alimentation du CPF pour les salariés concernés (qui n’ont pas atteint le niveau de formation V : BEP ou CAP) se fera à hauteur de 48 heures par an (au lieu de 24 heures), avec un plafond porté à 400 heures (au lieu de 150 heures).

Le salarié qui souhaite bénéficier de ses droits au CPF devra effectuer sa déclaration sur le service en ligne gratuit géré par la Caisse des dépôts et consignations. Cette déclaration pourra également être effectuée par son conseiller en évolution professionnelle ou le financeur de sa formation.

5. Le droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion sera établi sous forme d’accord collectif ou d’une charte d’entreprise afin de définir les mesures prises (mise en veille des serveurs, de la messagerie, applications de déconnexion) par l’employeur.

Dès le 1er janvier 2017, les entreprises pourvues d’un délégué syndical dans leur effectif auront l’obligation d’autoriser le droit à la déconnexion aux outils numériques utilisés par les salariés. Inscrite dans la négociation annuelle obligatoire (NAO), cette obligation permet de délimiter plus précisément la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle, tandis que les supports numériques (smartphones, tablettes, ordinateurs portables) sont de plus en plus utilisés par les salariés en dehors de leur temps de travail.

6. Un nouveau suivi médical des salariés

A compter du 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche pour tous disparaît. Elle est remplacée dans la loi Travail par le suivi individuel de l’état de santé du salarié, sauf pour les travailleurs des postes à risques. La visite d’information et de prévention n’aura pas pour objectif de vérifier l’aptitude du salarié mais de l’informer sur les risques liés à son poste. Elle ne sera pas nécessairement effectuée par un médecin du travail mais par un professionnel de santé.

Les visites périodiques seront remplacées par le suivi individuel renforcé dont la périodicité doit être fixée par décret. Par contre, l’examen de reprise (organisé dans les 8 jours de la reprise) prévu pour les salariés absents de l’entreprise depuis plus d’un mois n’est pas impacté par la loi Travail.

7. La feuille de paie dématérialisée

En attendant le bulletin de paie simplifié pour les PME prévu pour 2018, la dématérialisation des fiches de salaire est simplifiée dès le 1er janvier 2017. La loi Travail du 8 août 2016 précise que l’employeur peut envoyer la fiche de paie par voie électronique sans demander l’accord du salarié en amont. Mais ce dernier peut s’y opposer ensuite.

 

Par |janvier 12th, 2017|Juridique|Commentaires fermés sur Loi Travail : des changements dès Janvier 2017

Bon à savoir : le transfert de siège social

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Tout d’abord, rappelons qu’un siège social est l’adresse du domicile d’une société. On parle de domicile juridique puisqu’elle peut être différente de l’adresse d’exploitation. Par ailleurs, c’est l’adresse du domicile juridique de l’entreprise qui permet de déterminer quels sont les tribunaux dont la société dépend en cas de problèmes juridiques.

 QU’EST-CE QU’UN TRANSFERT DE SIÈGE SOCIAL ?

 Procéder au transfert d’un siège social conduit à apporter des modifications concernant l’adresse du siège social figurant sur les statuts de l’entreprise et ainsi à solliciter les organes de l’entreprise responsables de cette décision.

LES ETAPES DU TRANSFERT DE SIÈGE SOCIAL

 Le transfert de siège social s’effectue en deux étapes. Tout d’abord, l’entreprise dispose d’un mois à compter de la date de l’acte de modification pour officialiser le transfert de son siège à une autre adresse. L’entreprise doit ensuite procéder à la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales afin d’informer non seulement de l’ancienne adresse du siège social mais également de la nouvelle adresse de ce dernier.

Il convient alors de procéder tel que suit :

  • Si le ressort du Tribunal reste inchangé l’avis doit être publié dans le journal du lieu de départ
  • Si le ressort du Tribunal change, l’avis doit être déposé à la fois dans le journal du lieu de départ et dans le journal du lieu d’arrivée

Bon à savoir d’après le site d’Infogreffe
https://www.infogreffe.fr/informations-et-dossiers-entreprises/dossiers-thematiques/vie-de-entreprise/transfert-de-siege.html

Infogreffe met à votre disposition une carte interactive permettant de connaître le greffe du Tribunal de commerce compétent en fonction de chaque commune.

Le siège social peut être installé :

  • soit au domicile du représentant légal de la société ou dans un local commercial (que la société en soit propriétaire, locataire ou éventuellement valablement sous-locataire) ;
  • soit dans des locaux loués en commun par plusieurs entreprises (avec un contrat de domiciliation) ;
  • ou occupés en commun par plusieurs entreprises (exclusivement entre société mère et filiale).

 – Dans la SARL, si le transfert de siège est réalisé dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant peut seul en décider sous réserve de faire ratifier sa décision par l’assemblée générale extraordinaire des associés.

– Si le transfert de siège vise une société ayant fait l’objet d’un agrément ou d’une autorisation délivrée par une autorité de contrôle pour l’exercice de son activité (réglementée, donc), il convient de joindre au dossier de transfert de siège : le diplôme, l’agrément ou l’autorisation d’exercice délivrée par ladite autorité. S’il y a lieu, cette autorisation doit être modifiée sur le plan géographique auprès de l’autorité nouvellement compétente territorialement.

– Le coût d’un transfert de siège social varie de 184,91 euros dans le ressort du même tribunal à 251,05 euros dans le ressort d’un autre tribunal comprenant les émoluments du greffe, la TVA, les frais d’INPI et l’insertion au Bodacc.

– Même si le dépôt de la formalité est effectué par un mandataire, par exemple un avocat, l’obligation d’une procuration signée de la personne au nom et pour le compte de laquelle cette formalité est effectuée ne s’applique pas lorsque la demande d’inscription est signée par le déclarant. A l’inverse, c’est seulement lorsque la demande d’inscription est signée par le mandataire qu’une procuration est nécessaire.

Par |décembre 14th, 2016|Juridique|Commentaires fermés sur Bon à savoir : le transfert de siège social