Afin de vous offrir la possibilité de gagner encore du temps, nous avons conçu un module de relances des factures et de Tracfin automatiques. Ce module se déploie rapidement sur simple demande votre part et il nécessite un paramétrage particulier. Il a été conçu avec la participation du Centre d’Affaires EUROBUROS à Marseille (Thierry Vecchione).
Vous trouverez ci-dessous les étapes de la mise en œuvre :
Paramètres / Gestion des sites
Ce module vous permet de désigner l’utilisateur de l’application qui sera l’expéditeur des relances automatiques par mail.
Vous précisez aussi à quelle fréquence les relances sont réalisées.
Pour les factures la première relance est effectuée, selon la fréquence, à compter de la date d’échéance de la facture.
Pour Tracfin, la première relance est effectuée, selon la fréquence, à compter du dépassement de date de validité d’un et/ou plusieurs documents.
Les relances sont faites le matin à 7 H 00 et 2 listes (factures et Tracfin) sont envoyées par mail à l’expéditeur des relances avec les clients relancés et les anomalies d’envois éventuelles.
Outils / éditions / liste noire
Il s’agit de la liste des clients pour lesquels il y a du retard dans le règlement des factures et/ou une ou des absences ou des dépassements de dates pour Tracfin. Cette liste est MAJ en temps réel. Vous pouvez effectuer des recherches et/ou filtrer les données. Vous pouvez aussi les exporter en PDF ou au format Excel.
Fiche Tiers
Lorsqu’un client est concerné par une relance facture ou Tracfin, il fait parti de la liste noire, et un indicateur visuel apparaît sur sa fiche : un bouton rouge « liste des blocages ».
Il s’agit d’une indication pour prévenir l’utilisateur du logiciel qu’il y a un problème avec ce client. Vous pouvez réduire vos services avec ce client par exemple.
En cliquant sur ce bouton rouge « liste des blocages » vous atteignez la liste des relances (factures ou Tracfin) de ce tiers et vous pouvez ignorer certaines relances. Cela stoppera les relances sur la ou les lignes cochées « ignorer ».
Au bout de 5 relances (uniquement pour les relances factures), le tiers passe automatiquement en statut contentieux et les relances automatiques sont stoppées.
Cette case contentieux se coche donc automatiquement au bout de 5 relances. Vous pouvez aussi la cocher manuellement, ce qui stoppera les relances, même si les 5 relances automatiques n’ont pas été effectuées.
Ecran d’accueil
Vous pouvez afficher les clients en statut contentieux sur l’écran d’accueil et imprimer la liste.
Outils / Mailing
Si vous travaillez avec un prestataire chargé de recouvrer vos factures impayées, vous pouvez rapidement lui fournir une liste des clients concernés avec toutes les informations nécessaires.
Ce module est parfaitement intégré au logiciel puisqu’il s’appuie sur le journal des ventes et des relances et sur les contrôles Tracfin.
Cela signifie que vous pouvez continuer à faire vos relances manuellement : cela sera pris en compte lors de l’envoi des relances automatiques.
L’équipe PCI se tient à votre disposition pour aller plus loin dans la mise en place de ce module.