Télétravail et mondialisation obligent, les réunions virtuelles sont devenues monnaie courante. Sait-on bien les organiser pour autant? Pas nécessairement. Ces quelques conseils de base vous permettront de réussir vos réunions virtuelles.
Bien préparer la réunion en amont. « Il faut avoir travaillé le dossier pour ne pas avoir à fourrager dans sa documentation pendant la réunion. Il faut absolument éviter tout silence lors d’une rencontre à distance, a fortiori quand les personnes ne se voient pas. » Un sur-investissement dans la préparation (avoir les chiffres en tête, les points importants d’un dossier, avoir un discours univoque avec ses collègues) est crucial.
Gérer la prise de parole. « Contrairement à une réunion présentielle où tout le monde peut parler en même temps, dans le cadre d’une rencontre à distance, il faut une discipline d’expression orale ». Faire des phrases courtes, toujours finir ses phrases, ne pas parler en même temps.
Penser au regard. « Dans le cas d’une visioconférence, le regard est très important car c’est le seul lien avec le public virtuel. C’est pourquoi il faut bien maîtriser son sujet pour ne pas avoir à baisser les yeux et lire ses feuilles. Il faut aussi penser à regarder la webcam plutôt que l’écran qui montre les interlocuteurs ». Enfin, il est conseillé de répéter tout seul à voix haute devant une glace quelques jours à l’avance pour une meilleure qualité de la prise de parole.
Faire connaissance avant. « Une réunion virtuelle sera d’autant plus efficace que les personnes en présence se seront déjà rencontrées physiquement. Cela est très important lorsqu’il s’agit de négocier à distance ». En revanche, pour une réunion d’information ou de transmission de données, ne pas se connaître est moins gênant.
Alterner les types de rencontres. Cela va de pair avec le management à distance : il est nécessaire d’alterner les rencontres virtuelles et les réunions présentielles. On peut imaginer une proportion de 70-80 % de rencontres virtuelles et 20-30 % des réunions classiques. Le minimum étant la rencontre une fois par semestre pour les longues distances voire une fois par trimestre, si possible. « Il est important d’organiser des moments de convivialité. Le travail dans le cadre de réunions virtuelles est aseptisé alors qu’une rencontre physique autorise des échanges moins formels, pendant les pauses café par exemple ».
Pour aller plus loin :
Comprendre la visioconférence niv1
Comprendre la visoconférence niv2