Force est de constater que peu de professionnels de l’hébergement d’entreprise connaissent le dispositif TRACFIN.
C’est pourtant une obligation légale et le risque pour le centre d’affaire est de perdre son agrément.
Les 2 points essentiels sont :
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La conservation et le suivi des documents dans le dossiers-clients prévus par le Code du commerce.
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Mise en place d’un protocole interne adaptant le niveau de vigilance.
Les domiciliataires doivent exercer une vigilance constante dans la relation d’affaires et sont tenus de vérifier régulièrement la validité des pièces détenues dans les dossiers et de les actualiser.
De plus, les professionnels du secteur ignorent pour la plupart l’obligation de vigilance complémentaire imposée par le CMF lorsque, lors de l’établissement du contrat, le client est physiquement absent (représenté par un intermédiaire) et leur rôle déclaratif auprès de TRACFIN en cas de soupçons (risque allégé, complémentaire, renforcé)
Les contrôles se font par l’intermédiaire de visites inopinées. Les centres de domiciliation contrôlés en priorité sont :
- les entreprises exerçant sans agrément ;
- les sociétés indépendantes qui n’appartiennent pas à un réseau ;
- mais aussi sur les entreprises déjà visitées précédemment, les annonceurs sur Internet et les experts-comptables dans le cadre de leur activité accessoire de domiciliation.
Notre solution de CRM met à votre disposition un module de contrôle et d’analyse du risque, une synthèse du suivi des documents et un module de relance automatique.