Les offres et les possibilités de la domiciliation en France sont nombreuses ; les locations de salles et les espaces de coworking tendent à se développer aussi. Dans un secteur où le marché est porteur, il faut se démarquer.
Et si le fait de normer son centre d’affaires rassurait les clients potentiels ?
Souvent perçu comme un engagement envers son client, les centres d’affaires peuvent « souscrire » à la norme Afnor NF X50-772 (Décembre 2008).
Elle définit les prestations proposées par les professionnels de l’hébergement d’entreprises, qu’ils soient centres d’affaires ou de domiciliation.
Elle permet ainsi de mieux connaître les prestations offertes, leur niveau, leurs compétences et aide le client à choisir un prestataire qui réponde à ses besoins sur la base de critères objectifs.
Elle fixe les conditions minimales requises d’exercice et le cadre déontologique de la profession.
La norme AFNOR ‘NF X 50-772’
En définissant très précisément les prestations des professionnels de l’hébergement d’entreprises, la norme pose les pré-requis professionnels à respecter.
Elle précise les conditions minimales d’exercice de la domiciliation fiscale des entreprises et oblige les centres d’affaires à garantir un minimum de prestations à ses clients.
Obligations des centres d’affaires et des centres de domiciliation :
- Accessibilité aux bureaux privatifs 7j/24h
- Locaux à usage professionnel ou commercial
- Bail commercial ou titre de propriété
- Salle de réunion de 10 personnes minimum
- Bureau de passage
- Accès boissons fraîches ou chaudes
- Service de nettoyage hebdomadaire et entretien journalier
- Une prise téléphonique par poste de travail
- Photocopieur en noir et blanc (libre service)
- Télécopieur (libre service)
- Vidéoprojecteur + écran de projection
- Possibilité de préparation de la salle en fonction des consignes du client (personnalisation de la disposition de la salle)
- Domiciliation fiscale
- Tenue et suivi d’un dossier par client (statuts, Kbis, RIB, carte d’identité, justificatif de domicile, procuration postale, contrat de prestation de services, habilitation à recevoir les notifications client)
- Mise à disposition d’un bureau pour les clients domiciliés
- Service d’affranchissement du courrier
- Activité principale : l’hébergement d’entreprises
- Nombre d’hôtesses d’accueil supérieur ou égal à un temps complet
- Accueil 5j/7 à raison de 7h par jour
- Gestion des appels entrants
- Gestion des courriers, plis, colis (réception et réexpédition)
- Signalétique extérieure et intérieure
- Boîtes aux lettres individuelles
- Accès Internet très haut débit, pare-feu, minimum un point de connexion internet par bureau, hot line (assistance)
- Garantie de temps de rétablissement de 6h au maximum
- Surface minimale d’exploitation supérieure ou égale à 200m2 (centre d’affaires)
- Espace d’accueil visiteurs
- Mise à disposition d’une surface de bureaux équipés supérieure ou égale à 100m2 (centre d’affaires, hors salle de réunion)
- Mise à disposition de mobilier de bureau
- Transmission trimestrielle du tableau des entrées et sorties des entreprises clientes
Il est obligatoire de respecter ces engagements car c’est un critère d’adhésion au SYNAPHE. De ce fait, les professionnels du secteur impliqués dans une politique de qualité rigoureuse n’ont cessé, au travers du SYNAPHE, de réfléchir sur une définition précise et catégorisée de leur métier. Il a aussi fallu collaborer avec les pouvoirs publics pour la normalisation de ses règles de fonctionnement.
La norme Afnor actuellement en cours, date de Décembre 2008. Les professionnels de l’hébergement d’entreprises travaillent à sa refonte pour l’année 2017.
L’agrément préfectoral
Depuis le 1er janvier 2011 (ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009 et décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009), un domiciliataire doit obtenir l’agrément de sa préfecture pour exercer. Cela signifie concrètement que les professionnels domiciliataires sont désormais comptés et identifiés et qu’ils se doivent de répondre à des conditions d’exercices et à des obligations de vigilance plus strictement encadrées.
Tracfin
Le service Tracfin (Traitement du renseignement et d’action contre les circuits financiers clandestins) est peu connu du grand public. Ce petit service de renseignement, rattaché au seul ministre de l’Economie, est chargé de surveiller les flux financiers clandestins en vue de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.