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5 points clés sur l’importance des réseaux sociaux

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Par |octobre 28th, 2016|Social, Technologie|Commentaires fermés sur 5 points clés sur l’importance des réseaux sociaux

Envois d’e-mails : Les écueils à éviter

 email

Manier la plume et les envolées lyriques ne fait pas de vous un professionnel du mail. Certaines règles de base s’imposent pour rendre sa communication par mail plus efficace et plus professionnelle.

Le libellé « urgent » : Réservez la mention « urgent » pour du contenu hautement prioritaire. Vous serez certain qu’il sera traité dans l’immédiat.

Le ton informel : Même si la nature des relations que vous entretenez avec votre interlocuteur sont cordiales, voire amicales, conservez toujours un ton formel. Les points d’exclamation, les smileys, les abréviations SMS et autres fantaisies typographiques sont à manier avec parcimonie.

La rigidité : A l’inverse, il ne faut pas tomber dans l’excès de rigidité en adoptant un ton froid et clinique. Votre mail doit traduire votre personnalité, voire votre enthousiasme si le propos s’y prête.

Répondre à tous : A moment de répondre à un mail collectif, vérifiez bien à qui vous adressez votre mail. Si vous souhaitez contacter l’ensemble du groupe inclus dans le premier mail, vous pouvez « répondre à tous ». Toutefois, veillez à ne répondre qu’à l’auteur du mail si votre retour ne concerne pas l’ensemble des destinataires. Au mieux, votre réponse n’intéresse personne, au pire elle concerne un des collaborateurs de la liste de diffusion.

Inclure un destinataire en CC sans son approbation : Partager une information, alors que cela ne vous incombe pas, peut être source d’ennuis. Votre responsabilité peut même être engagée. Dans un échange électronique, lorsque l’on répond, il n’est jamais bien vu d’inclure une personne en copie carbone (CC) si l’auteur du mail n’a rien demandé. En effet, inclure un client ou un collaborateur en CC alors que votre patron ou une autre personne de l’entreprise a tenu des propos personnels ou confidentiels, peut avoir de lourdes conséquences.

Inclure un destinataire en CCI : Ajouter un destinataire en CCI signifie l’inclure de manière invisible dans l’échange. Son adresse mail de figurera pas dans la liste de diffusion. Cette pratique est à manier avec précaution. Si elle permet de conserver la confidentialité de données, en l’occurrence le contact de la personne en CCI, elle peut également être mal interprétée. Il est préférable de  copiez et collez l’e-mail dans un courriel distinct destiné cette personne.

Soignez l’objet de votre mail : « C’est moi », « Salut », « Coucou ». Fuyez ces libellés qui n’apportent aucune information sur le contenu de votre mail. Sans un propos clairement identifié, il y a peu de chance que les collaborateurs ouvrent votre mail, au risque même de le mettre directement dans la corbeille. La règle d’or à suivre est celle d’un objet concis et informatif, permettant de comprendre en deux ou trois mots l’intérêt du mail.

Les mails personnels et/ou humoristiques : Si les collaborateurs s’entendent bien et que les relations sont amicales, il arrive parfois d’envoyer une photo, une histoire drôle, une citation, etc. Et ce n’est pas interdit, au contraire. Toutefois, veillez à ne pas abuser de ces mails secondaires. En inondant la boîte professionnelle de vos collaborateurs avec ces messages, cela peut vite devenir fastidieux pour eux, au risque un jour de supprimer un mail réellement important.

Être brusque : Par moment, il peut être tentant de recourir à un ton teinté d’amertume et d’hostilité, notamment lorsque les délais n’ont pas été respectés ou que le contenu ne vous satisfait pas. Evitez cet écueil à tout prix. Les interlocuteurs se souviennent toujours des échanges, surtout quand ceux-ci sont virulents. Une telle réaction de votre part pourrait donc nuire aux négociations et aux relations avec les collaborateurs sur du long terme. Plutôt que de réagir sous la colère et l’agacement, rédigez le mail que vous souhaitez envoyez, enregistrez-le dans les brouillons et revenez sur le contenu après 48 heures. Prendre du recul pour aidera à nuancer vos propos et à atteindre vos objectifs plus rapidement.

Être trop amical : Lorsque l’on connait bien le destinataire, on a tendance à laisser tomber les formules d’usage pour recourir à des subtilités, des sous-entendus, voire des « private joke ». Or, il est bon de rappeler que le destinataire est un collègue de travail ou un client et que, dans ce cadre, vous devez respecter certaines courtoisies : « s’il vous plait / s’il te plait », « En vous/te remerciant » pour conclure avec « Bien à vous/toi », par exemple. Dans un mail professionnel, vous ne pêcherez jamais par excès de courtoisie.

Une adresse e-mail ridicule : Si vous envoyez un e-mail à titre professionnel, que ce soit à un client, un collègue ou employeur potentiel, éviter de l’envoyer à partir d’un compte de messagerie personnel. Non seulement il est préférable de conserver son adresse électronique personnelle pour le cercle des intimes, mais il se peut également que cette adresse soit un tantinet ridicule, inadaptée, voire vulgaire.

Un e-mail rempli de fautes : Il se peut qu’une faute de frappe et une coquille se glissent parfois dans un mail. On ne vous en tiendra pas rigueur. Mais des phrases à la syntaxe hasardeuse et à la grammaire aléatoire ne sont pas acceptables. Que vous écriviez dans l’urgence ou non, prenez le temps de relire systématiquement le contenu avant l’envoi. « Envoyé de mon iPhone » n’est pas une excuse pour bâcler un mail.

L’envoi d’e-mails à 3 heures du matin : Certains sont insomniaques, d’autres sont plus productifs la nuit. Peu importe votre rythme de travail, méfiez-vous des horaires d’envoi de vos mails. Les collaborateurs sont souvent attentifs à ce détail et en tirent des conclusions qui peuvent être erronées. Au mieux, ils pensent que vous êtes un bourreau de travail qui n’a pas de vie privée. Au pire, ils penseront que vous êtes obsessionnel et monomaniaque. Enregistrez vos mails nocturnes dans les brouillons pour les envoyer à une heure convenable.

Une ponctuation tapageuse : Le point d’exclamation est de la dynamite en barre ! Utilisé à tort et à travers, il a pour seul fonction de transmettre l’excitation du locuteur. Autrement dit, ne vous laissez pas emporter un usage frénétique de cette ponctuation, au risque de paraître immature.

Une police de caractère inappropriée : Choisissez une police de caractère classique (Arial, Calibri, Times New Roman), une taille de police raisonnable (10 ou 12 points) et une couleur neutre (noir ou bleu foncé). La sobriété de la police permettra une lecture fluide et efficace.

Être trop expansif  : En règle générale, un destinataire parcourt ses mails en diagonale pour identifier les 2 ou 3 informations essentielles avant d’ouvrir le suivant. Rédigez vos courriels en fonction, en structurant votre message en courts paragraphes qui reprendront vos points clés. Les listes à puces et les listes numérotées peuvent être une bonne option. Vous pouvez également mettre en italique, en gras ou souligner les informations importantes, sans en abuser, au risque d’obtenir l’effet inverse. De gros pavés de texte sont rédhibitoires.

Par |octobre 13th, 2016|Social|Commentaires fermés sur Envois d’e-mails : Les écueils à éviter

Les expressions à bannir au travail!

la souffrance au travail

Souvent, des petites phrases « anodines » se glissent, au hasard d’une conversation. Des propos maladroits, des routines verbales, que l’on pense  bienveillants mais qui abîment à notre insu la relation avec nos collègues, collaborateurs, clients. Car les gens ressentent et traduisent vite le sens caché derrière les mots: le refus de l’autre. On croit que l’échange au quotidien est intuitif, que c’est un talent, une facilité. Et bien non. Le parler, qui nous lie aux autres, ça se travaille afin de rester naturel et vrai. Démonstration.

Certaine petites phrases qui paraissent anodines ont en fait une signification plus profonde et sont parfois mal perçues par vos collègues, collaborateurs ou clients. Les échanges quotidiens doivent faire l’objet d’un certain soin si on souhaite préserver des relations de qualités et efficaces dans le cadre du travail.

Exemple n°1: « Tu n’aurais jamais dû. » C’est un jugement qui culpabilise l’autre, en faisant abstraction de son investissement. Son interprétation est alors double. Il n’a pas obtenu de résultats honorables et Il n’a pas respecté les normes, les règles. Cela le peine. Du coup, il va se justifier,  » je ne savais pas… » déclenchant une escalade d’arguments néfaste à l’efficacité au travail.
Dire plutôt « Tu pensais bien faire ». C’est le comportement qui est critiqué, et pas l’intention. Reconnaissant à l’autre sa bonne volonté, vous ouvrez la voie à une amélioration future. Il sera plus enclin à réparer son erreur… avec votre aide.

Exemple n°2: « Tu ne peux pas dire ça. » Ah oui, et en vertu de quoi ? Vous privez l’autre du droit de s’exprimer, de ressentir, sans prendre de gants en plus. Vous la jouez en frontal, malgré vous, : l’autre a tort, le ton va monter.
Dire plutôt: « Je ne demande qu’à être convaincu. » Se mettre en retrait, en posture d’écouter, permet à votre interlocuteur d’aller au bout de ses arguments. Sur le fond, vous ne lâchez rien. Quitte à conclure que sincèrement, vous estimez avoir raison.

Exemple n°3: « Si j’étais toi, je ferais… » Là, vous tuez la relation, déniant l’existence même de l’autre. Vous l’empêchez d’avoir son opinion, en vous mettant d’autorité à sa place. De fait, vous désiriez lui donner un conseil, mais vous devenez un donneur de leçons.
Dire plutôt: « Dans cette situation, tu pourrais… » Avec ces mots, vous ne vous substituez pas à lui. Vous lui ouvrez des perspectives, des possibilités, en lui laissant son libre arbitre.

Exemple n°4: « C’est super facile, tu ne peux pas te tromper. » Vous niez la difficulté, du coup vous rabaissez l’individu, sous-entendant qu’un enfant y parviendrait. En outre, vous oubliez la relativité de l’effort : pour vous c’est facile, pour lui non. Il comprend « débrouille-toi ! »
Dire plutôt : « Oui, ce n’est pas évident, je t’explique. » Vous convenez de la difficulté et donnez des éléments pour l’aborder sereinement. Ce qui renforcera la coopération entre vous deux.

Exemple n°5: « C’est pas mal ! ». Il y a plus enthousiasmant comme appréciation. La formule est condescendante et négative. Et puis, vous n’apportez rien à l’autre, avec de l’indifférence, du « bof  » dans ces propos. Loin, peut-être, d’une authentique satisfaction.
Dire plutôt: « C’est bien, ça pourrait être encore mieux. » Vous reconnaissez la valeur de ce qui a été réalisé, ce qui crée chez la personne l’envie, l’appétence, la volonté de s’améliorer. Vous lui transmettez de l’énergie.

Exemple n°6: « Pour être transparent avec toi… » Est-ce à dire que les autres fois vous mentez ? Vous manipulez ? Avec certains et pas avec d’autres ? Le doute est permis. En réalité, vous voulez éviter de nuire à votre interlocuteur en lui donnant les clés de compréhension.
Dire plutôt : « La raison pour laquelle…, c’est… » Vous montrez que vous avez mesuré que la décision avait un fort impact sur l’individu. Dès lors, il vous saura gré que vous lui clarifiez les choses en explicitant les contraintes, les critères, le contexte.

Exemple n°7: « Je vais essayer. » Une telle affirmation vous engage à moitié, puisque avec l’idée de l’essai, vous vous réservez la possibilité d’échouer ou de revenir en arrière. De fait, vous n’êtes pas sûr de réussir, mais vous confondez obligation de moyen et obligation de résultat.
Dire plutôt: « Je vais le faire. » Vous signalez une implication, vous êtes prêt à faire le maximum. Certes, vous n’êtes pas maitre du résultat, mais vous êtes maître de vos actions. C’est positif

Exemple n°8: « Je le fais dès que j’ai le temps. » Sentence terrifiante ! Elle sous-tend que l’autre est le cadet de vos soucis, vous êtes bien trop occupé. La demande restera donc en bas de votre « to do list ». L’interlocuteur a le sentiment que ni sa requête ni lui n’ont d’importance. Une position de supériorité que vous affichez alors que vous souhaitiez juste signifier votre indisponibilité à l’instant « t ».
Dire plutôt: « Je le fais dès que possible. » Vous indiquez que vous avez des contraintes à gérer, mais que répondre à la demande vous tient à cœur. La personne est prise en considération, elle peut compter sur vous.

En prenant le soin de respecter votre interlocuteur, vous créez une relation propice qui ouvre les portes à plus de confiance  et donc plus d’efficacité pour l’entreprise. Au passage vous améliorez vos relations interpersonnelles et votre bien être professionnel et personnel.

Pensez-y, entrainez-vous !

Par |novembre 23rd, 2015|Social|Commentaires fermés sur Les expressions à bannir au travail!

Les tendances de fond de l’aménagement tertiaire.

 Design Espace

En termes d’aménagement tertiaire, l’heure est clairement à la diversité. Ce phénomène se développe désormais directement dans les entreprises. Il a été initié depuis quelques années par les prestataires de services avec l’émergence des centres de coworking. Preuve qu’il ne s’agit pas d’une mode, mais d’un vrai besoin dicté par la nécessité de s’adapter aux différentes activités des salariés.

Les bureaux doivent jouer la carte de de la pluralité des espaces mais aussi des usages.

Entre l’historique bureau personnel et le  « full open-space », il existe des variantes plus souples.

concentration
Les espaces de concentration :
Ils sont encore nécessaire et heureusement. Les salariés ont besoin de lieux de concentration et d’intimité pour bien travailler. Ainsi, une multitude de petits espaces viennent de plus en plus se greffer autour des bureaux ou des open-space : cabines téléphoniques individuelles pour passer un appel sans gêner les autres collaborateurs, salles de visioconférence ou téléconférence, espaces fermés ou ouverts pour travailler en petit comité et diverses salles de réunion réservables ou non. Les espaces dits de silence ou les bibliothèques sont également de plus en plus demandés au sein des entreprises. Ces derniers sont ouverts à l’ensemble des salariés mais on vient y travailler seul, sans téléphone.

management visuel
Les espaces d’interaction :
À l’inverse, d’autres espaces auxiliaires sont imaginés dans le but de susciter un élan collaboratif (espaces de « brainstorming » pour favoriser la créativité de leurs équipes par exemple). On multiplie les espaces informels pour générer des rencontres tout au long de la journée avec des lieux dédiés à la détente comme des petits salons lounges avec canapés, coins café et même salle de jeu… L’objectif de ces nouveaux espaces est de décadrer les méthodes traditionnelles d’échange et d’émission d’informations.

cloisonnes bis
Les espaces cloisonnés :
Certains métiers ou sociétés continuent à avoir besoin d’espaces de travail cloisonnés pour des raisons de confidentialité ou de concentration. Mais si les professionnels croient en l’avenir du bureau fermé, ils semblent plus sceptiques quant à la pérennité du bureau personnel. Ce dernier est de plus en plus repensé au profit d’espaces pouvant accueillir deux ou trois employés, représentant un bon intermédiaire entre le bureau personnel fermé et l’open-space, ou au profit de bureaux individuels que des salariés différents peuvent occuper tour à tour.

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Les espaces de restauration connectés :
Les espaces de restauration n’échappent pas à la tendance de la diversité. Ils deviennent eux aussi des lieux multi-usage, avec des plages horaires d’ouverture plus larges et peuvent être utilisés pour travailler tout au long de la journée. Ce sont désormais des lieux où l’on peut faire des réunions informelles en comité restreint, prendre un café avec un client, venir se connecter…

Par |mai 19th, 2015|Social|Commentaires fermés sur Les tendances de fond de l’aménagement tertiaire.

L’équation du changement.

equation du changement

Les contraintes économiques, la modernisation (changement d’outil), l’innovation, la résolution de problèmes internes d’organisation entraînent des changements. Les évolutions technologiques de la dernière décennie ont augmenté cette obligation de changement pour les organisations.

Le seul fait de vouloir changer ne suffit pas à réussir son projet de changement. C’est la même chose lorsque le changement n’est pas préparé, est imposé ou subit.

On entend souvent parler d’accompagnement au changement sans vraiment savoir ce à quoi cela correspond.

Pour comprendre simplement, comment réussir un changement, nous vous proposons un schéma.

Sans VISION, le but à atteindre est imprécis et donc confus. Il est difficile d’aller dans la bonne direction lorsqu’on ne la connait pas. La vision est exprimée par le responsable et elle doit faire l’objet d’une communication claire.

Sans INCITATION, la motivation des équipes n’est pas suffisante et le projet de changement est freiné. L’atteinte de l’objectif ne pourra se faire que progressivement.

Sans COMPETENCES pour mener à bien le projet, les parties prenantes vont se demander comment faire et les craintes d’échouer vont augmenter. L’anxiété générée par cette situation sera préjudiciable à la réussite du projet.

Sans RESSOURCES, le projet va manquer de moyens pour réussir. Ne pas disposer des ressources suffisantes sera très frustrant pour les équipes qui, même si elles sont motivées, ne pourront pas s’exprimer.

Sans PLAN D’ACTION précis et concret, le planning du projet sera anarchique. Il n’y aura pas d’enchainement logiques des étapes et personnes ne saura ou en est le projet. Il sera tellement mal managé qu’il sera nécessaire de repartir au début.

Pour réussir son changement, il est nécessaire que tous les points de l’équation de ce schéma soient effectivement et à minima mis en œuvres.

Par |mai 18th, 2015|Social|Commentaires fermés sur L’équation du changement.