Tél. : 05 56 34 79 59|contact@tbcrm.fr

Juridique

Bénéficiaires effectifs

document_beneficiaire_effectif

 

 

 

 

Certains Centres de domiciliation se posent la question de savoir si TOUS les associés (bénéficiaires effectifs), même minoritaires, doivent être désormais déclarés par le domiciliataire dans les listes fiscales adressées trimestriellement et annuellement aux services de l’Etat (greffe, URSAFF)

L’article L.561-46 du code monétaire et financier impose en effet aux sociétés de déposer au greffe du tribunal de commerce un document relatif au bénéficiaire effectif contenant les éléments d’identification et le domicile personnel de ce dernier ainsi que les modalités du contrôle qu’il exerce.

Chaque société est individuellement soumise à cette déclaration et il n’appartient pas à un domiciliataire de produire ce document, au greffe, pour le compte de ses clients.

Cette déclaration est effectuée lors de l’immatriculation de la société au RCS.

Les sociétés déjà immatriculées ont, quant à elles, jusqu’au 1er avril 2018 pour remplir cette formalité.

Je vous précise que le  3° de l’article précité prévoit que les personnes assujetties à la lutte anti blanchiment mentionnées à l’article L.561-2 (dont les domiciliataires font partie) peuvent avoir communication de ce document auprès du greffe dans le cadre d’une des mesures de vigilance mentionnées aux articles L.561-4-1 à L.561-14-2. Cette communication s’effectue dans les conditions prévues à l’article R.561-58 du code monétaire et financier.

Références juridiques :

Article L561-46
Section 9 : Registre des bénéficiaires effectifs

PCI vous informe a cette occasion, que son logiciel TBcrm génère automatiquement les listes fiscales.

Par |mars 5th, 2018|Juridique|Commentaires fermés sur Bénéficiaires effectifs

TBcrm : Logiciel certifié!

certification-scrum1

 

 

 

 

 

 

PCI vous informe que sa solution logicielle de gestion (TBcrm) est désormais conforme à la nouvelle réglementation.

À compter du 1er janvier 2018, les entreprises redevables de la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse doivent obligatoirement utiliser un logiciel ou un système répondant à des critères de conformité. Sont concernés par cette obligation tous les assujettis à la TVA, même ceux exonérés ou bénéficiant de la franchise en base.

Cette disposition est intégrée dans la loi de fiance 2018.

Pour être conformes, les logiciels ou systèmes doivent prévoir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction participant à la formation du résultat.

Le respect des conditions énoncées ci-dessus peut être établi soit par la représentation d’un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse.

La représentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

À compter du 1er janvier 2018, les agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat établissant le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

L’entreprise qui ne pourra pas justifier de la conformité des logiciels ou système utilisés sera passible d’une amende de 7 500 €.

Une certaines souplesse devrait néanmoins être appliquée dans les premiers mois et les contrôles porteront prioritairement sur les logiciels de caisse.

 

Petites précisions juridiques supplémentaires qui relèvent de la même logique :

Le nécessaire recouvrement des factures émises : Vous ne pouvez les solder sans avoir au préalable effectué un minimum de relances. L’administration fiscale n’admet pas que vous établissiez des factures et que vous ne vous souciez pas assez d’obtenir leurs règlements. Le risque est de vous voir condamner à payer la TVA sur ces factures que vous n’aurez pas encaissées.

Si vous décidez de faire un avoir (facture d’avoir), là aussi vous devez le justifier en notant les raisons qui vous ont poussées à le faire.

La gestion des clients douteux : Une facture pour laquelle vous savez pertinemment que vous ne serez pas payé ne peut être passée en pertes et profit l’année de l’exercice en cours et l’année suivante. Elle sera transférée en comptabilité avec la mention « à régler » et c’est la comptabilité qui qualifiera le compte « client de douteux », et, à l’issue de la période de 2 ans maximum en « créances irrécouvrables ». Ce sont des OD de fin d’exercice purement comptables.

Créer une facture n’est pas un acte anodin !

PCI au travers de son logiciel de CRM respecte d’ores et déjà toutes ces obligations.

Tracfin est aussi une obligation règlementaire gérée par notre logiciel.

Contactez-nous si vous voulez une démo !

Par |mars 5th, 2018|Juridique, MAJ TBCRM|Commentaires fermés sur TBcrm : Logiciel certifié!

RGPD : Quésaco?

Direct-Mail1

 

 

 

 

 

 

Le « growth hacking », souvent présenté comme le futur du marketing et la garantie d’un approvisionnement illimité de leads pour un coût modeste, n’aura finalement vécu que quelques années.

Exemple : vous avez un formulaire d’inscription à votre newsletter sur votre site. Au lieu d’attendre que l’utilisateur clique sur le bouton pour s’inscrire, vous allez sauver son mail au fur et à mesure qu’il le tape, à son insu. D’un côté vous avez récupéré un email et vos statistiques d’acquisition seront meilleures mais de l’autre, la personne n’a pas donné son accord et risque de mal réagir quand vous allez la spammer lui écrire.

Ce sont ces ambiguïtés que la loi souhaite combattre. Pour cela une directive Européenne a mis en place le RGPD (le nouveau règlement unifié européen sur la protection des données à caractère personnel) et sera applicable à partir du 25 mai 2017.

Le principe fondamental est « l’opt’in » : Il devient absolument impossible et interdit d’envoyer un email à un prospect, entreprise comme particulier, si ce dernier n’a pas explicitement donné son accord.

Plutôt qu’un long discours je vous propose l’infographie ci-dessous. Le sujet n’est pas à prendre à la légère, même si on connaît la fâcheuse habitude des chefs d’entreprises d’attendre d’être au pied du mur pour réagir aux évolutions juridiques et règlementaires…

Préparez-vous à recevoir des demandes très précises de vos clients, conseillés par des avocats avisés. C’est comme un jeu de quilles : si vous êtes situé quelque part dans la chaîne de valeur, tous vos clients en cours de mise en conformité vont vous tomber dessus. Rappelez-vous : une démarche RGPD implique la validation de tous les fournisseurs amenés à stocker des données personnelles.

Plutôt qu’un long discours, je vous propose l’infographie ci-dessous.

synthèse_RGPD_bis

Par |novembre 16th, 2017|Juridique|Commentaires fermés sur RGPD : Quésaco?

Locations d’espaces : Bail VS Contrat de prestations

2996450469

 

 

 

 

 

 

 

 

Vous louez des bureaux dans votre centre d’affaire et vous voulez pouvoir en disposer rapidement et sans contraintes au départ de votre client.
La loi prévoit plusieurs dispositifs de location plus ou moins contraignants…

L’objectif de cet article est de vous permettre de vous prémunir juridiquement et de donner une image professionnelle et rassurante à vos client par votre connaissance du sujet.

contrat-Bail-commercial

 

 

 

 

Le bail 3/6/9 :
Le propriétaire peut louer son espace pour une durée de 9 ans minimum. Le bail peut être résilié par le locataire (preneur) tous les 3 ans avec un préavis de 3 mois.

La résiliation à l’initiative du bailleur :

  • Résiliation à l’issue du terme du contrat de bail : A expiration d’une période triennale, le bailleur a la faculté de donner congé en notifiant un refus de renouvellement à son locataire (préavis de 6 mois). Ce congé doit être notifié par acte extrajudiciaire. Il doit préciser, sous peine de nullité, les motifs du refus, et indiquer la possibilité faite au locataire de contester ou demander une indemnité d’éviction au tribunal dans un délai de 2 ans s’il remplit les conditions légales (cette indemnité peut ne pas être due pour motifs graves ou légitimes).
  • Résiliation postérieurement au terme du bail : Les règles sont les mêmes que pour la résiliation à l’initiative du preneur. Le bailleur devra délivrer un congé au moins 6 mois avant le dernier jour d’un trimestre civil, lorsque le bail a été tacitement reconduit (soit en l’absence de congé lors de l’échéance de la période triennale, soit en l’absence de renouvellement). Une indemnité d’éviction peut être versée.
  • Résiliation en cas de manquement du locataire à ses obligations : De la même façon que le locataire, le bailleur peut résilier le bail dans le cas où le locataire contreviendrait à ses obligations (le respect de la destination ou encore le paiement du loyer). Aussi, une clause résolutoire devra nécessairement avoir été prévue entre les parties. Cette clause n’agira qu’un mois après notification par le bailleur. Le preneur ne pourra prétendre à une indemnité d’éviction en cas de résiliation pour ce motif.

Dans tous les cas, et même si le bailleur se protège contre l’indemnité d’éviction, ce dernier ne pourra se prémunir d’une assignation pat le locataire indélicat et devra subir un allongement des délais pour relouer son bien.

chaise-et-bureau-futuriste

 

 

 

 

 

 

Le bail de bureau :
Le bail de bureau n’étant pas réglementé spécifiquement, c’est la liberté contractuelle qui prime.
Si rien n’est prévu, le bail d’une durée déterminée n’est pas résiliable avant terme, sauf accord des parties.
Si le bail est conclu pour une durée indéterminée sans clause de résiliation anticipée, il sera résiliable moyennant un préavis d’un mois.
Le siège de la matière se trouve aux articles suivants du code civil :

Art. 1736 : Sans préjudice de l’article 1758, le bail conclu pour une durée indéterminée est censé fait au mois. Il ne pourra y être mis fin que moyennant un congé d’un mois.
Art. 1737 : Le bail cesse de plein droit à l’expiration du terme fixé, lorsqu’il a été fait par écrit, sans qu’il soit nécessaire de donner congé.
Art. 1738 : Si à l’expiration du bail écrit conclu pour une durée déterminée, le preneur reste dans les lieux sans opposition du bailleur, le bail est reconduit aux mêmes conditions, y compris la durée.

contrat-de-bail

 

 

 

 

 

La sous-location : Dans le cadre d’un bail commercial, la sous-location des locaux est, en principe, interdite. Elle n’est admise que par dérogation si elle est autorisée par la bailleur principal (dans le bail initial ou par une autorisation expresse écrite) et que ce dernier concourt à l’acte. La mise en place de la sous-location est susceptible de faire naître un lien de droit direct entre le propriétaire et le sous-locataire. Dans ce cas les règles de l’indemnité d’éviction s’appliquent entre le sous-locataire et le propriétaire, à trois conditions : l’expiration du bail principal, la divisibilité matérielle ou juridique des locaux, l’agrément tacite ou exprès de la sous-location par le bailleur.

De plus, afin que le locataire principal puisse bénéficier du droit au renouvellement, la sous-location des locaux devra n’être que partielle.

Enfin le propriétaire peut augmenter le loyer si la somme du loyer et celle du loyer sous-loué est supérieure à celle du bail initial.

tumblr_n0jkvvZ9u41sjg7muo1_1280

 

 

 

 

 

 

Le bail précaire :
Un bail commercial précaire, ou « convention d’occupation précaire » est un bail dérogatoire aux baux commerciaux classiques. Sa durée est de 3 ans maximum (la durée de 2 ans est fréquente).

Un bailleur peut signer un ou plusieurs baux précaires avec le même locataire, à condition que la durée totale de ces baux n’excède pas 3 ans.

La loi n’impose aucun formalisme particulier. De plus les auto-entreprises et micro-entreprises peuvent aussi signer un bail précaire.

Le contrat de bail précaire doit faire référence à l’article L145-5 du code de commerce, qui permet de déroger au bail commercial classique. Un bail précaire ne peut pas être signé à la suite d’un bail commercial 3/6/9. Le contrat peut prévoir des modalités précises de résiliation du bail, ou l’impossibilité de résilier avant le terme. Si rien n’est prévu, le bail peut être résilié à tout moment par le propriétaire ou le locataire, par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de 3 mois. Si le bailleur ne respecte pas ce préavis, le bail se transforme en bail commercial.

thE9G0RD8R

 

 

 

 

 

Le contrat de prestation de service :
Aussi appelé le contrat de mise à disposition de bureaux, il échappe au droit immobilier et au droit commercial sur les baux.

La mise à disposition des locaux peut être proposée soit directement par le propriétaire des lieux soit par le locataire. Pour ce dernier, elle doit être compatible avec le bail. Préalablement à cette mise à disposition, il est nécessaire de vérifier certains éléments.

Tout d’abord, la mise à disposition et l’activité du bénéficiaire doivent être conformes à la destination des locaux et aux normes en vigueur telle qu’elle est définie par les documents d’urbanisme. De même cette activité doit être compatible avec le règlement de copropriété si c’est le cas.

L’entreprise peut alors conclure avec le bénéficiaire un contrat de prestation de services qui se distingue de la sous-location, à condition que la mise à disposition des locaux soit réalisée dans le cadre de son activité stipulée au bail et qu’elle soit accompagnée de services effectifs.

Le choix du contrat permettant la mise à disposition temporaire d’un local commercial ou de bureaux doit être appréhendé avec attention par les parties.

Le contrat de prestation de services est très utilisé dans le cadre des centres d’affaires ou des espaces de Coworking en ce qu’il est parfaitement adapté à la mise à disposition de locaux pour de très courtes durées.

Parce qu’il n’est pas un bail, il permet aux parties d’éviter de voir leur relation contractuelle soumise aux dispositions relatives aux baux commerciaux, notamment à celles d’ordre public concernant la durée et le droit au renouvellement.

Dans ce contexte, la fourniture de prestations de services est l’objet principal du contrat mais elle est assortie d’un droit d’accès aux locaux au profit du bénéficiaire sans concession de la jouissance totale et exclusive du bien. Ces prestations de services diffèrent des charges de nature locative.

Ces services peuvent être multiples : mise à disposition de matériel informatique et de télécommunication, reprographie, salle de réunion, mise à disposition de personnels, ménage, domiciliation (activité soumise à agrément préfectoral) ou gestion du courrier.

De nouveaux services pourraient également émerger, permettant d’offrir aux utilisateurs des compétences qui leur sont indispensables (graphisme, marketing, ressources humaines…) et ce à moindre coût. La simple qualification de contrat de prestation de services ne suffit pas. Les services proposés doivent être réels et la mise à disposition doit effectivement être l’accessoire desdits services.

A défaut, le contrat sera requalifié en bail commercial.
A cet égard, un arrêt important vient d’être rendu par la Cour de cassation concernant des contrats dits de prestation de services réciproques conclus aux fins de mise à disposition de locaux commerciaux dans un magasin d’usine qui ont été requalifiés en bail commercial (Cass 3ème, 19 novembre 2015, n°14-13.882).

La mise à disposition temporaire de locaux inoccupés à usage de bureaux ou de commerce doit donc être envisagée avec prudence.
Ces nouveaux modes d’optimisation des patrimoines bouleversent les pratiques existantes ce qui laisse présager des évolutions législatives et jurisprudentielles en la matière.

Un prochain article traitera plus précisément le dépôt de garantie, la caution, l’avance sur prestations ou encore la prestation de continuité de service.

 

Par |novembre 7th, 2017|Juridique, Non classé|Commentaires fermés sur Locations d’espaces : Bail VS Contrat de prestations

Domiciliation dématérialisée : comment faciliter la relation commerciale et gagner des domiciliés

dématerialisation-domiciliésLes outils du numérique stimulent l’innovation et l’imagination de ces nouveaux créateurs de concepts. Le milieu du coworking n’en est pas moins épargné : un nouveau concept voit le jour.

 

La domiciliation dématérialisée, ça existe ?

Grâce au web et aux outils de gestion dont vous disposez, il est possible de mettre en place la dématérialisation de la domiciliation.

L’objectif est de dématérialiser la relation contractuelle pour accélérer la phase de signature et maîtriser l’ensemble des documents.
Si vous êtes équipés d’un CRM disposant des modules adaptés (gestion électronique des documents, emailing, appel entrant, évènements, SMS…), vous pouvez lancer le concept !

Un prospect arrive sur votre site Internet. Il remplit le formulaire (ou contrat) préalablement mis en ligne par vos soins. Le prospect vous le renvoie ensuite par e-mail ou courrier. Il devient alors officiellement client.

Par la suite, vous pourrez transmettre à votre domicilié son courrier par e-mail, le notifier d’un rendez-vous ou d’une visite par SMS, prendre ses appels et les lui transmettre par mail à la fin de la journée, …

Plus concrètement, après la signature du contrat :

  • Votre CRM créera une fiche client et contact
  • Vous pourrez intégrer tous les documents le concernant dans la base de connaissance (courriers à transmettre, contrats, …)
  • Vous pourrez automatiser le contrôle Tracfin (centre d’affaires)
  • Génération de contrat de domiciliation et enregistrement dans l’accès client

Sans avoir besoin d’agrandir vos locaux, vous pouvez augmenter votre nombre de clients. Concrètement, l’entrepreneur bénéficie d’un ensemble de services et fonctionnalités lui permettant de ne pas perdre de temps.

Il y a également la réception et la lecture du courrier instantanée. Dès l’arrivée du courrier et ce quel que soit l’endroit où se trouve l’entrepreneur, il en est notifié automatiquement via un système d’alerte et peut en prendre connaissance à tout instant.

Certains centres d’affaires ou espaces de coworking pratiquent la domiciliation dématérialisée et proposent des services allant de la création à l’accompagnement de la société en passant par le scan du courrier. Des services plus complets peuvent y être intégrés : il y a également la réception et la lecture du courrier instantanée.

Ce projet peut s’effectuer à moindre coût, il suffit de créer un formulaire sur votre site Internet.
Reliez ce formulaire à votre CRM et le tour est joué !

Par |avril 25th, 2017|Economie, Juridique|Commentaires fermés sur Domiciliation dématérialisée : comment faciliter la relation commerciale et gagner des domiciliés